Saiba a importância, determinações e como o setor de RH pode se adequar a LGPD com auxilio do Pandapé ATS
Com frequência falamos sobre a importância da digitalização dos processos de recursos humanos para contratações mais assertivas e eficientes. Mas, é preciso pensar também em questões legais que impactam as atividades do RH. É o caso da Lei Geral de Proteção de Dados – Lei Nº 13.709/18, popularmente conhecida por LGPD.
Afinal, com tantos avanços tecnológicos e um caminho ainda pouco compreendido quando falamos da exposição de dados pessoais em sistemas de Big Data, tornou-se necessário criar sistemas para proteger a coleta e uso de dados pessoais em canais digitais e na internet.
Ou seja, temos uma regulamentação, em vigor desde agosto de 2020, com o objetivo de assegurar por vias jurídicas o uso de dados pessoais. Para as pessoas físicas, a LGPD implica na segurança e controle de suas informações. Enquanto para as empresas, e principalmente para o RH, significa adotar novas medidas para garantir o uso de dados de forma correta e permitida, por candidatos e colaboradores.
A Lei Geral de Proteção de Dados ainda atinge também os sites que publicam vagas de emprego, como o Infojobs, que já está adequado a LGPD. Uma vez que conta com termos de uso dos dados para que os usuários aceitem ou não cadastrar seus perfis na plataforma.
*As informações contidas neste material são fornecidas apenas para fins informativos, e não devem ser interpretadas como aconselhamento técnico/jurídico sobre qualquer assunto. Você não deve agir ou abster-se de agir com base em qualquer conteúdo incluído neste material sem buscar aconselhamento legal ou outro aconselhamento profissional. O conteúdo deste material contém informações gerais e pode não refletir os desenvolvimentos legais atuais ou abordar sua situação. Assim, nos isentamos de qualquer responsabilidade por ações que você tome ou deixe de tomar com base em qualquer conteúdo deste material.
Quais são as determinações da LGPD?
O objetivo da LGPD é assegurar a privacidade de informações pessoais e garantir a população a autonomia para controlar e permitir o direito de uso dos seus dados, por empresas privadas e instituições públicas, com algumas ressalvas previstas.
Em linhas claras, todas empresas que recolham dados de clientes ou candidatos, mesmo que apenas nome e e-mail, devem atentar-se aos novos procedimentos previstos.
A Lei Geral de Proteção de Dados estabelece que a privacidade é um direito civil, por isso, para estar de acordo com a LGPD, é necessário a autorização expressa para o uso de dados pessoais coletados, tendo em vista que são consideradas quaisquer informações que possam identificar uma pessoa.
A LGPD ainda permite que os titulares acessem seus dados a qualquer momento e confiram como eles estão sendo tratados, quais instituições receberam os dados compartilhados, corrigir, atualizar e deletar informações, e revogar o consentimento de uso.
Alguns exemplos de dados pessoais:
- Nome e apelido;
- Registros de identificação, como CPF e RG;
- E-mail;
- Endereço;
- Números de telefone;
- Números de identificação;
- Dados de localização;
- Endereço de IP;
- Fotos.
As principais regras da Lei Geral de Proteção de Dados:
Esteja a atento as entidades envolvidas na regulamentação. Pessoas jurídicas de direito público e privado, que coletem ou tratem dados de titulares em território nacional, ou que ofertem produtos ou serviços no Brasil.
- Autorização de uso. Cabe ao titular declarar e permitir que a empresa use seus dados pessoais.
- Proteção dos dados. As empresas devem tomar as medidas necessárias para assegurar as informações.
- Termos simples. Os termos de autorização e privacidade devem ser escritos de formas simples para o fácil entendimento.
Assim, com essas regras, os dados coletados deverão trafegar por ambientes seguros, com um fluxo determinado e validado por profissionais de segurança da informação. Além disso, esses fluxos devem também ter uma justificativa legal, baseada nas possibilidades elencadas pela lei.
A LGPD no RH
Como podemos observar, cada vez mais o setor de recursos humanos está adotando a digitalização como parte dos seus processos. E nesse ponto, ter um RH digital será uma facilidade para se adequar a LGPD, principalmente se as plataformas utilizadas já contarem com as regulamentações necessárias.
De forma geral, a Lei Geral de Proteção de Dados implica em mudanças no comportamento e processos do RH e do setor de departamento pessoal para o recolhimento, utilização e armazenamento de dados dos candidatos e funcionários. recrutamento e seleção. Por isso, é preciso avaliar as situações de forma jurídica e entender como tomar as medidas corretas.
Situações comuns que utilizam dados pessoais no RH
- Currículos armazenados;
- Triagem de candidatos;
- Dados compartilhados à seguradora do plano de saúde;
- Dados fornecidos às empresas que fecham a folha de pagamento, caso seja terceirizado;
- Exames admissionais e de desligamento;
- Informações para cadastros em eventos e convenções.
Atenção: em relação ao quadro de colaboradores, a manipulação de algumas informações é considerada de “cumprimento de obrigação legal”, como por exemplo o processamento da folha de pagamento e documentos de registro. Dessa forma, a empresa fica livre de requerer consentimento para tratar dados referentes aos seus cumprimentos legais.
Partes envolvidas na manipulação de dados
A LGPD determina que a manipulação desses dados deve ser restrita a pessoas autorizadas, divididas em três grupos, com em processos estruturados. São esses os grupos:
- Titulares de dados: cada pessoa física que fornece seus dados para uso, no caso do RH, são os candidatos.
- Controladores e operadores de dados: profissionais que atuam em áreas que possuem contato direto com os dados pessoais fornecidos, no nosso setor, são os recrutadores.
- Processadores de dados: nesse caso trata-se das ferramentas que são utilizadas para recolher, manipular e armazenar os dados, como um ATS.
Dessa forma, os controladores e operadores de dados, no caso do RH, os recrutadores, são legalmente responsáveis pelo uso correto das informações. Além disso, as empresas devem também estabelecer formas de armazenamento que garantam a proteção e conservação dos dados.
Como adequar o RH a LGPD?
O primeiro ponto é adotar novas medidas e planejar uma estrutura de segurança da informação, alinhada ao TI. E como já mencionado, a principal medida que deve ser tomada é regulamentar a coleta dessas informações com uma documentação de consentimento do uso dos dados, especificando a finalidade e o tempo de armazenamento dos currículos.
Ou seja, tenha documentado todos os termos assinados, ou autorizados virtualmente, permitindo o uso de dados.
Além disso, setor de Recursos Humanos precisa atenta-se para não solicitar dados que não são relevantes ao processo seletivo, como os dados sensíveis, ou seja, informações que expostas podem causar discriminações, visto que essas informações são potencialmente perigosas agora com a LGPD.
Podemos elencar quatro pilares para nortear a adequação do RH à LGPD:
Plano de conduta
Antes de mais nada é preciso definir quais são os profissionais responsáveis e autorizados para a manipulação dos dados, bem como treiná-los. Por consequência, após esse processo, é necessário mapear os fluxos de tratamento com organização e segurança.
Políticas de confidencialidade
O RH precisa ser transparente e detalhar aos candidatos e colaboradores as práticas e uso dos dados coletados. E do outro lado, é necessário documentar a autorização de uso. Para compor os contratos de confidencialidade, cabe delimitar os profissionais autorizados, criando assim um manuseio seguro e sigiloso.
Segurança de dados
É indispensável que os fornecedores de softwares e outros tipos de ferramentas utilizadas pelo RH estejam em conformidade com a segurança de dados. O Pandapé ATS, por exemplo, possui seus servidores hospedados em plataformas seguras e que ajudam a proteger e tratar os dados captados sem riscos.
Apoio especializado
Por fim, porém não menos importante, é preciso que o RH alinhe todo o processo de adequação junto ao setor de TI e jurídico, observando a segurança das ferramentas utilizadas, e a necessidade de medidas de compliance.
LGPD no RH com suporte de ferramentas digitais
Adotar soluções tecnológicas, como sistemas de proteção e criptografia, fazem parte dos caminhos mais seguros quando falamos da Lei Geral de Proteção de Dados. Nesse ponto, a tecnologia vem sendo um alinhado do RH que vai além do recrutamento inteligente.
É pensando nesse aspecto que o Pandapé, ATS desenvolvido pelo Infojobs, busca contribuir para que as empresas que usam o software de recrutamento se adequem a LGPD. Na plataforma é possível enviar aos candidatos o termo de “Aceitação de Condições Legais”, e conferir quais os candidatos estão de acordo com as condições de uso de dados antes de se candidatar a vaga, além de definir o uso das informações no recrutamento.
Ainda no ATS é possível armazenar as informações em um banco de currículos automatizado, o que garante a proteção e centralização dos dados. Tendo em vista que o Pandapé arquiva os dados em uma única plataforma digital, aumentando a segurança, uma vez que somente pessoas com autorização possuem o acesso e a equipe de RH consegue monitorar em tempo real o fluxo.
O RH tem um papel importante para essa conscientização e como apresentamos no artigo é um setor que precisa conhecer as novas diretrizes e trabalhar dentro das exigências da LGPD.
Sobre o Pandapé
O Pandapé, software de recrutamento e seleção, desenvolvido pelo Infojobs, é o único ATS com integração ao jobsite e aos mais de 50 milhões de currículos cadastrados. Além disso, software de última geração garante facilidade ao encontrar os melhores talentos, reduzir custos, e melhorar a comunicação com os candidatos.
Por isso, as funcionalidades Pandapé são essenciais em empresas que buscam maior assertividade. E principalmente, desenvolver um RH que agregue valor ao negócio, utilizando de planos estratégicos com base em dados. Uma vez que, a plataforma disponibiliza informações importantes sobre o decorrer dos processos seletivos.
As funcionalidades Pandapé oferecem vantagens do início ao fim dos processos, e por isso, inovam os formatos de contratação. Outro diferencial, é o apoio amplo do time de treinamento Infojobs, o que garante aos recrutadores maior confiança ao usar a plataforma.
Conheça todas as vantagens na prática, solicite uma demonstração agora mesmo e torne os seus processos de R&S inovador e rápido!
